Bestyrelsesmøde d. 30/9-2022
Fremmødte: Marius Hansen (MH), Eivin Bech (EB), Søren Lind (SL)
Afbud: Ingen
Opfølgende møde med henblik på statusopdatering af igangværende projekter.
Agenda:
- Græsarmering ved sving
- EB har kontaktet Entreprenørfirmaet Nordkysten, men de ønsker ikke at udarbejde et tilbud på opgaven da de har ordrebogen fuld.
Bestyrelsen vil forsøge at finde andre entreprenører som kan give et tilbud.
- Hjemmeside
- Hjemmesiden er oprettet på domænet www.stubbegaarden.dk og det er forventet at den vil blive overdraget til bestyrelsen fra webudvikleren i de kommende uger.
Bestyrelsen har besluttet at udvide hjemmesiden til at indeholde et forum-modul hvor bestyrelse og medlemmer kan skrive internt i et lukket forum.
- Forskønnelse af Grønning
Der er tre medlemmer, Henrik og Birgitte Selsøe Sørensen samt Bjørn Jacobsen som har etableret et udvalg, og vil kigge på muligheder for forskønnelse af Grønningen.
Som tidligere besluttet vil det i første omgang kun involvere den sydlige del af den store Grønning. Udvalget har fået råderum til at udarbejde forslag til hvordan Grønningen kan vitaliseres, samt indhente tilbud på etablering.
Forslag vil evt. blive udarbejdet til afstemning på kommende generalforsamling da udgiften skal inkluderes i budget.
- Skel ved strandgrund
SL mangler opfølgning på punktet, og status er pt uændret.
- Deklaration ikke tidssvarende
Bestyrelsen har haft dialog med en advokat for at undersøge muligheder for at opdatere/ændre foreningens deklaration.
Dette er muligt, men ikke umiddelbart vurderet realistisk da det kræver fuld enstemmighed blandt samtlige 64 parceller i foreningen. Ydermere vil der blive pålagt en tinglysningsafgift på hver parcel hvis et ændringsforslag skulle blive enstemmigt vedtaget, og samlet afgift vil udgøre 112.000 kr.
Bestyrelsens tanke var at liberalisere §5 vedrørende hække og beplantning for parceller med skel mod Stubbegårdsvej.
Der er parceller som ikke overholder den tinglyste klausul vedrørende bredde, højde og plantesammensætning af hæk, samt højde af træer på matriklen.
Det er bestyrelsens holdning at så længe hække er stedsegrønne, at hegnsloven overholdes, og at naboer internt imellem kan blive enige om beplantning mm, at så vil bestyrelsen ikke gøre yderligere.
Generelt skal bestyrelsen naturligvis opfordre til at deklarationen overholdes og følges.
I tilfælde af uoverensstemmelser og evt. klager over manglende overholdelse af deklarationen, hvor konflikten ikke løses ved direkte henvendelse til den pågældende parcelejer, vil sagen viderebringes til Gribskov kommune som er påtaleberettiget ift. foreningens deklaration.
- Klipning af hæk mod Østre Allé
Der er indgået aftale med en lokal træfælder/beskærer om vedligehold af foreningens beplantning på fællesarealerne. Dette indebærer at beplantningen fremover vil blive vedligeholdt efter regelmæssige intervaller.
Hækken mod Østre Allé vil blive beskåret efter løvfald.
- Vejvedligehold
- Bestyrelsen arbejder fortsat på at indhente tilbud på renovering af foreningens vejnet.
Baseret på diskussion på generalforsamlingen forrige år hvor der var tilkendegivelser vedrørende at etablere grusveje fremfor asfalt, ønsker bestyrelsen at indhente tilbud på to scenarier:
- Reparation af eksisterende belægning og nyt slidlag.
- Bortskaffelse af eksisterende belægningen og etablering af grusveje.
Det er estimeret at det billigste scenarie vil være reparation samt ny belægning på eksisterende vejmateriale, og forventningen er en udgift i omegnen af 2 – 2,5 million kroner.
Bestyrelsen vil på kommende generalforsamling stille forslag om at der etableres en vejfond i foreningen, og med reference til vedtægternes §5 vil der stilles forslag om at hver parcel, udover kontingent til foreningen, skal indbetale et fast årligt gebyr til vejfonden.
Det estimeres at ca. 1.200 kr. pr parcel pr år vil være tilstrækkeligt for at kunne finansiere en vejrenovering baseret på den estimerede udgift.
Bestyrelsen forventer at have modtaget konkrete tilbud på renovering inden den kommende generalforsamling, og vil baseret på disse tilbud, indhente forslag til finansiering således at gebyret til vejfonden kan fastsættes.
- Budget
- Budgettet for indeværende år vil have en overskridelse som følge af etablering af hjemmeside samt beskæring af hækken mod Østre Allé.
Kommende budgetter skal som minimum gå i nul, men gerne med overskud således at foreningen kan opbygge en større likvidbeholdning.
MH meddelte at der ikke er kommet nyt ift. kystsikringen, men det er ikke forventet at der sker yderligere indenfor de kommende år grundet den generelle samfundsøkonomi. Desuden er der fra kommunen ikke meldt ud om hvornår eller hvordan en betaling vil finde sted.
Tidligere er det estimeret at foreningens del af kystsikringen vil udgøre ca. 85.000 kr., men med den nuværende inflation og generelle stigninger forventes det at den vil stige til ca. 100.000 kr.
Bestyrelsen indstiller derfor til at hensætte 60.000 kr. af foreningens indestående til kystsikring, samt at budgettere med yderligere at hensætte 10.000 kr. årligt fremover.
Pbv
Søren Lind